ASIGNAR RECURSOS

ASIGNAR RECURSOS

Hay varias formas para asignar recursos, usted puede escoger con la que mejor trabaje.

1.

 En el Diagrama de Gantt, haga

Aparecerá el cuadro de diálogo

tabla en blanco. En esta tabla puede asignar los

recursos de cada tarea y la unidad de asignación.

Las unidades de asignación se escriben en porcentaje o en números enteros según la configuración

significan la proporción del recurso que se aplica a la actividad (Por ejemplo: Se tiene una Concretadora para realizar columnas y vigas, si la concretadora estará ocupada por la mañana en las columnas y por la tarde en vigas, entonces se utilizará 50% o 0.5 en cada una de las actividades).

Primera Forma doble clic sobre la tarea a la que le asignará el recurso. Información de la Tarea. Clic en la pestaña Recursos donde aparecerá una

DEPENDENCIA DE TAREAS

ESTABLECER DEPENDENCIA DE TAREAS

Para establecer el tipo de dependencia entre las tareas de un proyecto, se debe tener en cuenta estas cuatro relaciones:

Fin a Comienzo (FC): La tarea sucesora no puede comenzar hasta que finalice la tarea predecesora

Fin a Fin (FF): La tarea sucesora no puede finalizar hasta que no finalice la predecesora.

Comienzo a Fin (CF):

Las dependencias entre tareas se crean siguiendo estos pasos:

 Muestre el Diagrama de Gantt (La dependencia de tareas puede generarse en cualquiera de las hojas de tareas, pero en el Diagrama de Gantt es donde mejor se observa el efecto de los vínculos)

En la tabla de este gráfico por defecto aparece la opción de tareas predecesoras.

Para definir estas relaciones existen dos métodos:

 Escribir directamente la identificación numérica de la actividad predecesora en la sucesora o

Resaltar la tarea sucesora y predecesora,

Si una tarea tiene varias actividades predecesoras se señalan todas y se realiza el mismo procedimiento enumerado anteriormente o se escriben todas las identificaciones numéricas de las actividades predecesoras separadas por comas.

Cuando una tarea se programa con tiempo de adelanto este se expresa como un valor negativo, que puede ser un porcentaje de la actividad predecesora (-25%) o un período de tiempo específico (-4d). Para escribir esta programación directamente sobre la hoja del Diagrama, en la casilla de la actividad sucesora se debe poner el tipo de vínculo existente y el tiempo de adelanto. Ejemplo: 3FC – 2

La tarea sucesora no puede finalizar hasta que comience la tarea predecesora. Este tipo de vínculo no se utiliza normalmente, aunque este disponible. Clic en el Menú Edición y dar clic en la opción Vincular Tareas. Comienzo a Comienzo (CC): La tarea sucesora no puede comenzar hasta que comience la tarea predecesora.

TABLAS

 

TABLAS

Todos los diagramas tienen una tabla predeterminada definida por defecto. El programa
Project permite cambiar la tabla para los tipos de vistas a los que están relacionados o
modificar una tabla existente para agregar, cambiar o quitar las columnas.

INFORMACIÓN DEL PROYECTO

COMO TENER ACCESO A LA INFORMACION DEL PROYECTO

Existen más de 20 vistas integradas en Microsoft Project, unas asociadas con tareas, otras con recursos y otras con asignaciones.

Las vistas más utilizadas están disponibles en el menú Ver. Pero se pueden encontrar todas las vistas en el Menú Ver – Más Vistas

Para cambiar a una vista diferente a la que se muestra en la pantalla:

1. Haga clic en el menú Ver y observe la parte superior del menú para ver si aparece la vista que necesita.
2. Si aparece en la lista, haga clic en el Nombre.
3. Si no aparece haga clic en Más Vistas. Aparecerá la lista completa de las Vistas que se encuentran disponibles.
4. Haga doble clic en la vista que desea y aparecerá en el área de trabajo, sustituyendo la anterior
Cambiar de una vista a otra no modificará los datos, simplemente reemplazara la anterior forma de ver los datos.

Esta es un Gantt detallado

Como se mencionó anteriormente, en el menú Ver aparecen las vistas más utilizadas, sin embargo es posible que las necesidades de cada proyecto sean diferentes y se desee cambiar la configuración del menú, para hacerlo:
En el Menú Ver – Mas VistasSeleccione la Vista que desea mostrar y haga clic en Modificar. Aparecerá el cuadro de dialogo Definición de una vista en el cual debe activar la casilla Mostrar en el Menú. Clic en Aceptar, la opción que ud eligio aparecerá en la lista.

TAREAS

AGREGAR TAREAS AL PROYECTO

Por defecto, cuando se abre Microsoft Project aparece el Diagrama de Gantt. Si esto no
ocurre haga clic en Ver – Diagrama de Gantt

Teniendo esta vista abierta escriba el Nombre de las Tareas en el campo Nombre Pulse Enter para continuar con la siguiente
El programa le mostrará una duración de 1 día? Con el fin de recordarle que debe ingresar el periodo de duración de la actividad. El signo de interrogación

ORGANIZACIÓN DE LAS TAREAS EN UN ESQUEMA

En este punto ya se debe haber establecido la secuencia de la lista de tareas, por lo tanto el programa está preparado para organizar las tareas con una estructura jerárquica desde la perspectiva más amplia a la más detallada.

Las tareas se dividen en dos tipos:

Tarea de Resumen: Son tareas con un nivel superior al de las otras tareas. Normalmente estas tareas representan los capítulos en los que se compone el proyecto. Ejemplo: preliminares, concretos, etc.

Subtareas: Son tareas que figuran por debajo de las tareas de resumen. Estas son tareas reales asignadas a recursos. A su vez estas subtareas pueden ser tareas de resumen de otras subtareas. Ejemplo: Excavación de 0 – 2 m, instalación de mesón de acero inoxidable.

1. Convertir una tarea en una subtarea:

Señala la tarea que vaya a modificar En Proyecto haga clic en Esquema Clic en Aplicar Sangría.

Se aplicará Sangría a la tarea señalada. La tarea superior se convertirá en una tarea de resumen. Las tareas de resumen aparecen en Negrilla y se muestran en el área del gráfico como una barra negra. Para aplicar y quitar sangrías ya deben estar escritas todos los capítulos (tareas resumen de actividades).

IMPORTANTE:

Existe una forma más ágil de aplicar sangrías a las tareas:

Señale toda la fila de la tarea que vaya a convertir en una subtarea
Haga clic en el botón derecho del Mouse
Clic en Aplicar sangría

Para anular la sangría simplemente seleccione la tarea que desee, repita el anterior procedimiento pero al final haga clic en Anular San gría.

CALENDARIO

Se debe tener en cuenta que cada que defina las condiciones de un día (ejemplo: lunes, domingo) debe dar
clic en Aceptar para que Project vaya almacenando la información

Cuando toda la información haya sido ingresada, el calendario aparecerá con otro color diferente al que tenía
inicialmente.

Se debe tener cuidado de cambiar el calendario de todo el proyecto. El error más frecuente es generar los cambios en una sola semana.

COMO APLICAR UN CALENDARIO BASE AL PROYECTO

Clic en Proyecto – Información del Proyecto
En el cuadro Calendario, seleccione el nombre del calendario base que se aplicará al
proyecto. Clic en Aceptar.

PASOS PARA CREAR ARCHIVO,

Inicie el programa
En el Menú Archivo haga clic en la opción
Nuevo en el cuadro de diálogo que aparece en la parte izquierda de la pantalla seleccione si
va a generar un nuevo proyecto o va autilizar uno existente.



DEFINIR CALENDARIO PARA PROYECTO

Lo más recomendable es cada que se vaya a crear un nuevo proyecto, crear un calendario donde se defina los días que se van a trabajar, días que tiene un mes, horas a la semana, etc.

Para esto lleve a cabo los siguientes pasos:


Clic en Herramientas – Opciones
Clic en Calendario. En el cuadro de diálogo que aparece defina las condiciones para el proyecto
Cuando haya terminado, dé clic en Aceptar.Abra nuevamente el menú Herramientas – Cambiar
calendario Laboral.
Haga clic en Crear Calendario En el cuadro Nombre escriba el nombre con el que vaya a identificar el
calendario del proyecto. Seleccione la opción Crear nuevo calendario base Clic en Aceptar En la pestaña Semana laborales escriba un nombre que identifique el calendario y la duración Clic en Detalles
Defina el calendario a utilizar en todo el proyecto.

FACTORES QUE CONFORMAN UN PROYECTO

Los Factores que conforman un proyecto son:

Tiempo: el tiempo para completar el Proyecto, que se refleja en la programación del
mismo.
Dinero: el presupuesto del Proyecto, que se basa en el costo de los recursos,
personas, equipamiento y materiales necesarios para realizar las tareas.

Ámbito: los objetivos y las tareas del Proyecto, así como el trabajo necesario para
realizarlos.

Este trío de tiempo, dinero y ámbito forman el triángulo del Proyecto. Al ajustar uno de
estos elementos se ven afectados los otros dos. Aunque los tres elementos son
importantes, normalmente uno de ellos tendrá más influencia en el Proyecto.

La relación entre estos elementos difiere de un Proyecto a otro, y determina la clase de
problemas que encontrará y las soluciones que puede implementar. Si sabe dónde
encontrará delimitaciones y dónde podrá ser flexible, le será más fácil planear y
administrar el Proyecto.

PROJECT

Microsoft Project es un programa o software para la gestión de Proyectos. Esta aplicación
permite organizar la información acerca de la asignación de tiempos a las tareas, los
costos asociados y los recursos, tanto de trabajo como materiales del Proyecto, para que
se puedan respetar los plazos sin exceder el presupuesto y conseguir así los objetivos
planteados.

Microsoft Project es una herramienta de administración de Proyectos eficaz y flexible que
se puede utilizar para controlar Proyectos simples o complejos. Le ayudará a programar y
realizar un seguimiento de todas las actividades para supervisar su progreso.

PROYECTO

La administración de Proyectos es el proceso de planear, organizar y administrar tareas y
recursos para alcanzar un objetivo concreto, generalmente con delimitaciones de tiempo,
recursos o costo. Un plan de Proyecto puede ser sencillo, por ejemplo, una lista de tareas
y sus fechas de comienzo y fin escritas en una hoja de notas. O puede ser complejo, por
ejemplo, miles de tareas y recursos, y un presupuesto del Proyecto de millones de pesos.

La mayoría de los Proyectos comparten actividades comunes, como la división del
Proyecto en tareas de fácil manejo, la programación de las tareas, la comunicación entre
los miembros del equipo y el seguimiento de las tareas a medida que progresa el trabajo.
Además, todos los Proyectos constan de tres fases principales:

• Crear el plan de trabajo.
• Administrar y realizar un seguimiento del Proyecto.
• Cerrar el Proyecto.

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